起草印發《通知》（范式）
1.時間；
2.地點；
3.舉辦方；
4.會議名稱；
5.會議內容；
6.列明參加人員；
7.參會要求：著正裝、報送有關匯報材料；
8.限時報送參會人員名單；
9.聯系人及電話；
10.落款及發文日期。
印發《通知》程序
在通知草稿的封面附加為《濟寧市人民政府（ ）公文擬稿紙》（見樣文）；
填寫文件名稱《關于召開 會議的通知》；
填寫擬稿單位、擬稿人、聯系電話；
部門負責人簽字；
送交市政府辦公室文秘科，銜接到具體經辦人（如張盟，2348193）；
按照辦公室要求，轉送有關領導修改、簽字，直至定稿后，由辦公室電子政務網上發送至各有關縣市區、市直有關部門、市屬大企業、單位等（根據安排選定）；
轉交印刷所印制紅頭文件，及時索要正式文件，送交有關領導，同時，交局辦公室存檔三份。
會場布置及會務籌備
1.設置會場主席臺；
2.設計座區布置（圖）
（課桌式、圓桌式）；
確定會議名稱
（定制標語橫幅）；
印制與會人員簽到表，明確
組織簽到工作人員；
5.明確主持人，起草主持詞
6.確定出席領導，起草講話稿
模擬會議現場，串場彩排或
路演，找出關鍵細節，掌控
時間節點，預估會議時長；
8.安排照相、錄像人員；
9.聯系新聞報道記者；
10.提前擬編簡報；
11.提供新聞稿件草稿。
落實參會人員及電話
依據已發通知，落實、收集匯總參會人員名單（按縣市區、部門單位、大企業序列排序），聯系人及電話。
會前組織與會人員簽到
確認與會人員是否到齊，及早通知催促，擬定補救措施，明確責任人和工作人員。
會議主持程序
1.宣布會議開始；
2.介紹與會人員；
3.宣讀會議主要議程；
4.掌控會議進程：逐一介紹有關人員進行匯報發言；
5.請領導講話；
6.會議結束前，主持人總結強調，宣布會議結束。
匯報發言
1.縣市區、部門單位匯報有關工作情況及下步工作措施。
2.收集匯總發言材料。
領導講話
安排部署相關工作任務，明確責任分工，強調抓好落實。
主持人總結強調，宣布會議結束。
會議結束：確認有關物品收回歸位，保持會議室整潔。
總結、簡報、歸檔。